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Vertragsmanagement

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Mit Vertragsmanagement bewusst unternehmerisch handeln

Verträge sind das Fundament unternehmerischen Handelns. Sie haben entscheidenden Einfluss auf die Profitabilität. Trotzdem werden einmal abgeschlossene Verträge oft vernachlässigt oder sind schwer zugänglich im Unternehmen verteilt.

Die Folge: Kündigungs- oder Revisionstermine werden versäumt, Risiken ignoriert. Leistungen und Einsparpotenziale verfallen.

Unsere Lösung: Ein Vertragsmanagement-System, das Ihnen mühelos Überblick über Ihre komplette Vertragslandschaft verschafft; das Ihr Projektmanagement effektiver macht; das Verfahren beschleunigt und bislang ungenutzte Potenziale realisiert.

Ein Vertragsmanagement, durch das Risiken rechtzeitig erkennt und vermieden werden. Eine Lösung, die bewusstes unternehmerisches Handeln ermöglicht. 

Einfacher Vertragszugriff bei minimalem Schulungsaufwand

Statt mühsam Akten zu wälzen, navigieren Sie intuitiv durch die Verträge und finden via Suchfunktion die relevanten Stellen. Die nutzerfreundliche Bedienung benötigt kaum Schulung. Das komfortable Webinterface sorgt für eine bis dato ungekannte Transparenz Ihrer Verträge. 

Abhängigkeiten erkennen und Durchblick gewinnen

Die Verknüpfung von Vertragsobjekten und assoziierter Dokumente erleichtert Arbeitsprozesse signifikant. Sie wissen, welche Verträge sich auf ein Gerät beziehen oder wer für einen Vertrag verantwortlich ist. Mit Hilfe individueller Auswertungen und Reports auf Knopfdruck werden Entscheidungen fundierter getroffen.

Besser verhandeln durch Vertragstransparenz

Mit den laufenden Verträgen im Blick und dem Wissen um Altverträge können Konditionen schnell verglichen, zu verlängernde Verträge gezielt optimiert und obsolete Verträge rechtzeitig gekündigt werden. Das Zusammenspiel von Verträgen mit Projekten, Assets, Prozessen, Lieferanten und Kunden wird transparent. Auch die Auslastung kann aktiv verfolgt werden. Dieses zusätzliche Wissen führt zur vorteilhafteren Verhandlung von Neuverträgen.

Vertragsdokumente regelkonform erstellen

Es können beliebige Dokumente wie Anschreiben, Vereinbarungen oder Verträge über Word-Vorlagen realisiert werden. Die Fehleranfälligkeit manueller Dokumentenerstellung wird vermieden, die Notwendigkeit rechtlicher Prüfung minimiert. Sie können auch komplett neue Vertragstypen anlegen, mit Vorlagen verknüpfen und individuell an Ihre unternehmerische Praxis anpassen.

Arbeitsabläufe durchgreifend optimieren

Berechtigte können über Ländergrenzen hinweg vom Gerät ihrer Wahl zugreifen. Die Abstimmung zwischen den Abteilungen wird durch einen identischen Arbeitsstand verbessert. Klare Zuständigkeiten durch Zuordnung von Verträgen und im System definierte Workflows beschleunigen Zustimmungsverfahren. Funktionen wie Fristenkontrolle, Alarmsystem oder Wiedervorlage zeigen Handlungsbedarf rechtzeitig an. 

Compliance durch aktive Risikokontrolle

Da Vertragsverletzungen schwere rechtliche Folgen haben können, ist ein aktives Risikomanagement unerlässlich. Unsere Lösung benachrichtigt Sie automatisch, wenn Fristen auslaufen oder Regeln nicht eingehalten werden. Die Neuerstellung von Verträgen anhand zentraler Vorgaben minimiert rechtliche Risiken und Haftungsfolgen. Die exakte Abbildung komplexer Berechtigungskonzepte schützt sensible Verträge.

Kosteneinsparungen im gesamten Unternehmen erzielen

Allein schon die bessere Kenntnis der Verträge führt zu deutlichen Einsparungen. Die vielfach positiven Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe, das Ausschöpfen von Vertragsleistungen, die bessere Verhandlungsfähigkeit und das Vermeiden von Vertragsstrafen führt zu einer umfassenden Kostenkonsolidierung im gesamten Unternehmen.

Eine Investition, die sich sofort lohnt

Aus jahrelanger Projekterfahrung wissen wir, was eine zukunftsfähige Vertragsmanagement-Lösung können muss: Standardverträge müssen schnell erstellt und hochspezifische Einzelfälle einfach abgebildet werden können.

Wir haben uns daher für ein intelligentes Konfigurationsmodell entschieden, dass Standardisierung und Individualisierung optimal vereint. Das Ergebnis ist eine leicht integrierbare und flexibel anpassbare Lösung für Unternehmen aller Branchen und Grössen.

Eine Investition, die sich sofort lohnt: Schlagartig wird das Wissen um die relevanten Verträge vertieft. Alle mit einem Vertrag arbeitenden Mitarbeiter erhalten direkten Zugriff und sind immer auf dem gleichen Stand.

Einfache Einrichtung und individuelle Systemintegration

Die Integration unserer Lösung in Ihre Systemlandschaft funktioniert einfach und schnell. Drittsysteme wie CRM oder ERP werden über standardisierte Schnittstellen eingebunden.

Unsere Consultants unterstützen Sie bei der Evaluation Ihrer Vertragslandschaft und helfen bei der Einrichtung und Anpassung an Ihre IT-Organisation.

Intelligentes Konfigurationsmodell mit Standardtemplates

Das Geheimnis ist zu standardisieren, ohne dabei starr zu sein. Sämtliche Kennzahlen und Daten eines Vertrags lassen sich abbilden, wobei unterschiedliche Vertragstypen auch unterschiedliche Datenstrukturen benötigen.

Für die verbreiteten Standardverträge stehen vorkonfigurierte Formulare zur Erfassung der Daten zur Verfügung. Diese können an eigene Bedürfnisse angepasst werden. Es können aber auch gänzlich neue Vertragstypen angelegt werden.

Weiterhin können Nutzer verwandte Objekte, Dokumente und Mitarbeiter verknüpfen und das digitalisierte Originaldokument anhängen.

Aussagekräftiges Reporting

Mit unserer Lösung lassen sich individuelle Reporte zusammenstellen. Denn Management, Einkauf, Controlling, IT-Organisation, Rechtsabteilung oder Fachabteilung verlangen nach aussagekräftigen Reports, die jeweils andere Fragen beantworten.

Welche Wartungsverpflichtungen erwartet das Unternehmen im nächsten Geschäftsjahr, welche Verträge lassen sich kurzfristig kündigen, wie viel Umsatz wird mit den Top 10 Lieferanten getätigt oder welche Verträge beinhalten eine Klausel zum Mindestlohngesetz?

Alarmfunktion, Wiedervorlage und Compliance

Damit Kündigungsfristen, vereinbarte Leistungen, Zahlungen und Regelkonformität eingehalten werden, können diese durch ein integriertes Wiedervorlage- und Alarm-System automatisch überwacht werden. Bei einem Alarm oder der Fälligkeit der Wiedervorlage werden die Verantwortlichen per E-Mail auf Handlungsbedarf hingewiesen. Es lässt sich auch feststellen, welche Mitarbeiter es versäumt haben, einen Alarm einzurichten.

Zudem erleichtert die Transparenz die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Compliance mit KonTraG, HGB, GmbHG, Basel II, SOX/SOA oder AktG kann besser erzielt werden.

Weitere Vorteile:

Grössere Unternehmensorganisationen und Konzerne profitieren von der Mandantenfähigkeit unserer Lösung.

Zum Standard unserer modernen Vertragsmanagementlösung gehört auch die Mehrsprachigkeit sowie die Erfassung von Beträgen in beliebigen Währungen, die auch mit dem ERP-System abgeglichen werden können.

Im Zusammenspiel mit unseren Lösungen für Software und Security Management, Software Asset Management und Service Desk ergeben sich zusätzliche Vorteile.

Verträge professionell verwalten und vorhandene Abhängigkeiten transparent und verständlich darlegen. Laufzeiten, Veränderungen, Kündigungsfristen frühzeitig kennen und vorhandenes Synergie-Potential nutzen.

Details

Einige zufriedene Kunden, welche unsere IT Management Lösungen einsetzen. Wenn Sie weitere Infos oder Auskünfte wünschen, kontaktieren Sie bitte unseren Sales.

Barmenia

Spider Contract Suite Professionelles, konfigurierbares Vertragsmanagement für Einzelmandanten

  • Vordefinierte Standardkonfiguration
  • Erweiterbar auf beliebige Vertragstypen
  • Dokumentenverwaltung
  • Vertragsgenerator
  • Konfigurierbare Masken/Reports
  • Granular einstellbares Sicherheitskonzept
  • Einzelmandant
  • Hochskalierbar

Verfügbar in Kauf- und SaaS- Lizenzmodellen (PPL, OSL, HSL).

  • Case Study

    KEDPLASMA

    Die Aufgabenstellung: In einem Zeitfenster von 10 Wochen sollte ein leistungsstarkes und individualisiertes Vertragsmanagement-System etabliert werden, welches die Anforderungen der Fachabteilungen erfüllt. Die Zielsetzung und das Projektbudget wurden von Herrn Pedro Oliveira, Auftraggeber und Projektverantwortlicher Manager bei KEDPLASMA, klar definiert.

    Zur Case Study

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Fact Sheet «Spider Contract»

Alle Verträge eines Unternehmens zentral verwalten – Konditionen, Erneuerungen, Garantie- und Serviceleistungen im Griff

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